Huishoudelijk reglement VZW De Discusvrienden

Huishoudelijk reglement

1. Inleiding

Een Huishoudelijk Reglement (kortweg HR) is een set van regels die worden opgesteld door het Hoofdbestuur en bekrachtigd door de Stuurgroep. Ze ondersteunen de statuten. Wijzigingen in het HR moeten, in tegenstelling tot de statuten, niet neergelegd worden bij de Rechtbank van Koophandel.

Het HR is ondergeschikt aan de statuten. Dit wil zeggen dat het HR niet in tegenspraak kan zijn met de statuten. In de statuten wordt ruimte gelaten voor verdere invulling van details in het HR.

Met dit reglement willen we vooral duidelijkheid scheppen: wat verwachten we van de leden en wat mogen de leden van ons verwachten? Met andere woorden: wat zijn (net als bij sport) de ‘spelregels’ die we nodig hebben om het ‘spel’ met z’n allen op een aangename en ontspannende manier te kunnen spelen? Het HR beschrijft een aantal regels waaraan iedereen zich dient te houden.

2. Bestuur - Raad van Bestuur/Stuurgroep

a. De vzw De Discusvrienden wordt bestuurd door een Raad van Bestuur (verder Hoofdbestuur genoemd), bijgestaan door de Stuurgroep.

b. De leden van het

Hoofdbestuur worden door de stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering bij een stemming verkozen met gewone meerderheid van stemmen en kunnen enkel door de Algemene Vergadering ontslagen worden. De bestuursleden verdelen de functies onderling in het Hoofdbestuur.

c. Het Hoofdbestuur heeft de bevoegdheid de vereniging te verbinden, contracten af te sluiten, betalingen te doen... Alles wat de wet of de statuten niet expliciet voor de Algemene Vergadering heeft voorbehouden, valt onder hun bevoegdheid. Het Hoofdbestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het Hoofdbestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging, op de eerstvolgende bestuursvergadering mede. De namen van het Hoofdbestuur worden in het Staatsblad gepubliceerd.

d. Onder de verantwoordelijkheden van het Hoofdbestuur vallen, onverminderd de bepalingen dienaangaande in de statuten of elders in het HR of in andere reglementen vermelde verantwoordelijkheden:

- de algemene leiding van zaken van belang voor de vereniging;

- de uitvoering van de genomen besluiten;

- het toezicht op de naleving van de statuten en Huishoudelijk Reglement;

- benoeming, ontslag en schorsing van toegetreden leden.

e. Naast het Hoofdbestuur heeft vzw De Discusvrienden nog een

Stuurgroep die het Hoofdbestuur bijstaat in het nemen van beslissingen. Hun namen worden niet in het Staatsblad gepubliceerd maar zijn wel vermeld op de ledenlijst die wordt neergelegd bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel.

f. De leden van de Stuurgroep worden voorgedragen door het Hoofdbestuur en/of andere stuurgroepleden. Indien een plaats vacant is, worden zij verkozen bij gewone meerderheid van stemmen. De Stuurgroep kan nooit uit meer dan 15 leden bestaan.

g. Bestuursverkiezing:

(1)De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.

(2)Een kandidaatstelling dient best schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden

h. Het Hoofdbestuur en de Stuurgroep vormen de effectieve leden en hebben stemrecht. De overige leden zijn toegetreden leden; ze hebben geen stemrecht maar de het bestuur zal wel – zo veel mogelijk en in het belang van de vereniging – met de opmerkingen rekening houden.

i. Er wordt in principe om de twee maanden door het bestuur vergaderd, bij voorkeur op maandag (in principe de 4

de maandag van de oneven maanden met uitzondering van juli en augustus). Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 leden van het bestuur zulks wensen.

j. De schriftelijke oproep voor een vergadering zal minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden zijn, met vermelding van agenda, plaats en tijdstip.

k. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als minimum de helft van de bestuursleden aanwezig is.

l. Over personen zal schriftelijk worden gestemd, terwijl over zaken steeds mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij gewone meerderheid van geldige stemmen genomen, behalve de in de

statuten of de wet voorziene gevallen. (N.B. de statuten bepalen dat de stem van de voorzitter doorslaggevend is bij staking van stemmen)

m. Het Hoofdbestuur heeft tevens de verplichting om een VZW–dossier op te maken en op te volgen. Het VZW–dossier bestaat uit drie grote onderdelen:

- Het ledenregister (werkende leden). Voor de toegetreden leden moet er geen register worden voorzien.

- Verslagen en beslissingen

- De boekhoudkundige stukken (begroting, dagboek, inventaris en jaarrekening)

n. Kascommissie

(1) De leden van de Kascommissie worden door de Algemene Vergadering benoemd. De benoeming tot lid van de commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.

(2) De kascommissie bestaat uit twee leden en twee reserveleden.

(3) De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, Zij is gehouden tenminste eenmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien en te handtekenen. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.

(4) De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

3. Leden

a. Een vereniging heeft leden. Dit zijn mensen die lid zijn van de vereniging omdat zij het doel steunen. De leden betalen jaarlijks lidgeld voor 15 februari, tenzij uitzonderingen aanvaard door het Bestuur.

b. De leden van vzw De Discusvrienden werden om praktische redenen ingedeeld in effectieve en toegetreden leden. De effectieve leden zijn enkel diegenen die deel uitmaken van het Hoofdbestuur en de Stuurgroep. Al de andere leden zijn toegetreden leden.

c. Er zijn geen speciale toelatingsvoorwaarden van kracht maar ieder lid dient zich te schikken naar de bepalingen, vastgelegd in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Personen die de vzw schade kunnen berokkenen of berokkend hebben of ideeën hebben of uiten die niet overeenstemmen met het doel van de vereniging, kunnen geweigerd worden om (terug) toe te treden als lid. Indien toegetreden leden zich opstellen tegen het belang en het doel van de vereniging, kunnen ze geschrapt worden als lid met een eenvoudige meerderheid van stemmen bij de eerstvolgende bestuursvergadering. Er wordt geen lidgeld of gelijk welke schadevergoeding terugbetaald.

d. Als een lid, om welke reden dan ook, het lidmaatschap van vzw De Discusvrienden wil opzeggen, laat hij/zij dit schriftelijk weten aan de secretaris van de club. Er wordt echter geen lidgeld terugbetaald voor de eventueel nog resterende periode, net als de bijdrage die eventueel betaald werd voor lidgeld BBAT.

e. De leden zijn aansprakelijk voor de door hen aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende eigendom het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Elke schade moet vergoed worden met een door het Betuur vastgesteld bedrag.

f. Inzagerecht van de leden.

- Effectieve leden hebben het recht om het VZW – dossier, dat door het Hoofdbestuur wordt opgemaakt en opgevolgd, in te kijken.

- Indien de effectieve leden het VZW - dossier willen inkijken, richten ze hiervoor een schriftelijke verzoek aan het Hoofdbestuur, waarna een datum wordt overeengekomen waarop het dossier kan worden ingekeken.

- Dit VZW – dossier wordt bewaard op het adres van de zetel van de VZW.

4. Ledenvergaderingen

Elke maand, uitgezonderd in juli en augustus, vindt er een ledenvergadering plaats. Deze vergadering gaat telkens door op de tweede maandag van de maand en begint om 20h00.

5. Algemene Vergadering

a. De Algemene Vergadering wordt geleid door de voorzitter of bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter of een door de voorzitter aangeduid bestuurslid. Elke Algemene Vergadering begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige Algemene Vergadering.

b. Enkel de effectieve leden worden schriftelijk uitgenodigd voor de Algemene Vergadering.

c. De Algemene Vergadering komt minstens één maal per werkjaar samen, in principe in de maand januari (4

de maandag) maar zeker binnen de 6 maanden na het einde van het boekjaar. De Algemene Vergadering is toegankelijk voor alle leden, maar toegetreden leden hebben geen spreek- of stemrecht en mogen de gewone gang van zake niet verstoren. Doen ze dit toch, dan zullen ze uit de vergadering verwijderd worden en hun lidmaatschap kan worden opgezegd.

d. De Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter. De uitnodiging gebeurt schriftelijk, minstens 14 dagen vooraf. Als bijlage wordt de agenda toegevoegd. Het verslag van de Algemene Vergadering wordt ten laatste 14 dagen na de Algemene Vergadering aan de bestuursleden aangeboden. De effectieve leden krijgen het recht om binnen één week na ontvangst van het verslag, opmerkingen of wijzigingen voor te stellen indien zij niet akkoord gaan met de inhoud van het verslag. Indien zij niet reageren binnen de gestelde termijn , wordt het verslag als stilzwijgend goedgekeurd aanzien.

e. De vergaderdatum en -plaats worden bekendgemaakt in het clubblad of per brief. De agenda, documenten en verslagen zijn steeds ter inzage tijdens de vergaderingen. Bij hoogdringendheid kan door een effectief lid echter steeds een agendapunt worden toegevoegd. Bepaalde agendapunten kunnen onder gesloten vergadering besproken worden indien minstens 3 stemgerechtigde leden daarom verzoeken.

f. De Algemene Vergadering kan ook bijeengeroepen worden, wegens hoogdringendheid, voor de uitsluiting van een bestuurslid of wanneer minstens 1/5 van de effectieve leden daarom verzoekt. Zij richten hun verzoek tot het Hoofdbestuur, dat verplicht is om op dit verzoek in te gaan binnen een redelijke termijn.

g. Elke stemming in de Algemene Vergadering is in principe openbaar. De stemming is slechts geheim als het om personen gaat of als minstens 3 stemgerechtigde leden er om verzoeken.

h. Vereiste quorums:

(1)Een statutenwijziging zal steeds een aanwezigheid van 2/3 van de effectieve leden vereisen. Indien dit quorum echter niet wordt behaald, zal er een tweede Algemene Vergadering bijeen kunnen worden geroepen zonder vereist aanwezigheidsquorum. Deze tweede Algemene Vergadering mag wel niet eerder dan 15 dagen na de eerste worden gehouden.

(2)Voor de uitsluiting van een effectief lid is geen aanwezigheidsquorum vereist en een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.

(3)Doelwijziging of de ontbinding van de VZW: aanwezigheidsquorum van 2/3 en een meerderheid van 4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.

6. Gedragscode

Het spreekt voor zich dat ongewenst gedrag de sfeer behoorlijk kan verstoren. De gedragscode is bedoeld om aan te geven welke (gedrags)regels wij hanteren in de omgang met elkaar. Wij streven er met z’n allen naar om op een gezellige, collegiale en vriendelijke manier met elkaar om te gaan en op die manier een positieve bijdrage te leveren aan de teamgeest.

Ieder lid gedraagt zich naar behoren en heeft de taak de goede naam en reputatie van de club uit te dragen.

7. Reglement Bibliotheek

a. De boeken, video’s, CD-roms en DVD’s worden enkel uitgeleend aan personen in het bezit van een geldige lidkaart. Voor het ontlenen van deze items wordt een bijdrage van €2,5 gevraagd. Voor waardevolle items wordt een aparte prijs bepaald. Er kan eventueel een waarborg gevraagd worden die wordt terugbetaald indien het ontleende item onbeschadigd wordt teruggebracht.

b. De ontlener is verantwoordelijk voor het boek, video, DVD en/of Cd-rom. Hij dient deze in goede staat te bewaren en het in dezelfde staat waarin ze ontleend werden terug te bezorgen.

c. Beschadigingen dienen door de ontlener vergoed te worden. De eventuele schadevergoeding wordt door het bestuur van de vereniging bepaald.

d. De ontleningtermijn bedraagt maximum 2 ledenvergaderingen tenzij anders vermeld of toegestaan.

e. Bij het te laat inleveren van de ontleende items zal een boete opgelegd worden van €2,5 per maand en per item. Dit geld zal gebruikt worden voor aanschaf en onderhoud van boeken en video’s.

f. Na drie maanden wordt de ontlener van de boeken/video/Cd-rom schriftelijk aangemaand. Iedere aanmaning geeft aanleiding tot een bijkomende vergoeding van 2 Euro bovenop de reeds opgelopen boete(s).

g. Door het ontlenen van een boek/video/DVD/Cd-rom verklaart de ontlener zich akkoord met het huidige reglement.

8. Het clubblad

Het clubblad 'Discusvriendmagazine' verschijnt 4x per jaar. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang en de neutraliteit van de vereniging in het algemeen niet schaden. De hoofdredacteur kan bepaalde artikels weigeren of desgewenst in overleg aanpassen.

9. Kostenvergoedingen/Representatie

a. Het bestuur is bevoegd om aan de leden die aan activiteiten deelnemen de noodzakelijk gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden volgens de overeengekomen tarieven.

b. Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

- huwelijk van een lid

- geboorte zoon/dochter van een lid

- bij ziekte en een verblijf van een week in het ziekenhuis of een thuisverblijf na minimaal 2 weken

- bij overlijden van een lid, zijn/haar echtgeno(o)t(e) of kind

- bij 25- of 50-jarig huwelijksjubileum van een lid

c. De overige representaties en attenties zijn te bepalen door het Hoofdbestuur.

10. Activiteiten

Ieder lid is gerechtigd om aan de activiteiten mee te doen, mits de geldende voorwaarden worden aanvaard die per activiteit worden vastgelegd.

Ieder lid zet zich naar best vermogen in bij het opzetten en welslagen van activiteiten zoals (ruil)beurs en tentoonstelling.

Storende elementen worden verwijderd en kunnen hun lidmaatschap verliezen.

11. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement

a. Het Huishoudelijk Reglement kan gewijzigd worden door een besluit van de bestuursvergadering, met de mededeling dat een wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen zodat er nog tegenvoorstellen of aanvullingen kunnen gedaan worden.

b. De wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt vermeld in de eerstvolgende ledenbrief en op de website kenbaar gemaakt. Een copy wordt ter beschikking gehouden indien gevraagd.

c. Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement behoeft tenminste de gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.

Na goedkeuring door de effectieve leden van het reglement wordt de inhoud zo spoedig mogelijk bekend gemaakt aan alle leden. Dit Huishoudelijk Reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden onmiddellijk in werking.

Aldus vastgesteld en goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering en Algemene Vergadering van de vereniging de dato 26 januari 2009.